MANUAL SIMPLIFICADO Y POLÍTICA DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (LA/FT)

Empresa: AFFARI S.A.S.

NIT: 901004172

Versión: 1.0

SECCIÓN 1: MARCO ESTRATÉGICO Y POLÍTICA

1.1. Política de Prevención y Control LA/FT

AFFARI S.A.S., consciente de los riesgos inherentes a su actividad de soluciones financieras y en cumplimiento del deber de colaboración con el Estado, adopta una política de tolerancia cero frente al Lavado de Activos (LA) y la Financiación del Terrorismo (FT).

La Gerencia de AFFARI S.A.S. se compromete a implementar las medidas de debida diligencia razonables y proporcionales a su tamaño y riesgo, destinadas a prevenir ser utilizada como instrumento para canalizar, ocultar o dar apariencia de legalidad a recursos de origen ilícito.

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados y directivos, y constituye el marco de actuación para todas las relaciones comerciales con clientes y contrapartes.

Esta política adopta un Enfoque Basado en Riesgo (EBR). Esto significa que AFFARI S.A.S. reconoce que no todos los clientes, productos o jurisdicciones presentan el mismo nivel de riesgo. Las medidas de debida diligencia (simplificadas o intensificadas) se aplicarán de manera proporcional al riesgo identificado

1.2. Misión

Ofrecer soluciones financieras ágiles y confiables, fundamentadas en la transparencia, la legalidad y la gestión integral de riesgos, protegiendo la integridad de AFFARI S.A.S y contribuyendo a un entorno económico lícito.

1.3. Visión

Ser reconocida como una empresa de soluciones financieras íntegra, confiable y responsable, que aplica las mejores prácticas de cumplimiento adaptadas a su escala, generando confianza en sus clientes, empleados y en el sistema financiero.

1.4. Objetivos del Manual

• Establecer los procedimientos claros para la vinculación, verificación y monitoreo de clientes (Debida Diligencia Simplificada).
• Identificar y gestionar los factores de riesgo LA/FT propios de la operación de AFFARI S.A.S.
• Proteger la reputación, la estabilidad financiera y la continuidad del negocio de AFFARI S.A.S.
• Dar cumplimiento al deber legal de reportar operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

SECCIÓN 2: MARCO NORMATIVO Y FUNDAMENTO LEGAL

Este manual, aunque simplificado y no constitutivo de un SAGRILAFT (al no cumplir AFFARI S.A.S los topes del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades), se fundamenta en los siguientes principios y normas rectoras del sistema ALA/CFT colombiano:

1. Ley 526 de 1999: Crea la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) y establece el marco general para la prevención y detección del lavado de activos.
2. Código Penal Colombiano (Ley 599 de 2000):
   • Artículo 323. Lavado de Activos: Tipifica la conducta de “adquirir, resguardar, invertir, transportar, transformar, almacenar, conservar, custodiar o administrar bienes” de origen ilícito, o darles apariencia de legalidad.
   • Artículo 345. Financiación del Terrorismo: Tipifica la provisión o recolección de fondos con el fin de ser usados en actos terroristas.
3. Ley 1121 de 2006: Dicta normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones.
4. Deber de Colaboración (Artículo 40, Ley 190 de 1995): Establece el deber de los particulares que realicen actividades económicas de colaborar con las autoridades (Fiscalía, UIAF) para la lucha contra la corrupción y el lavado de activos.
5. Recomendaciones del GAFI (Grupo de Acción Financiera Internacional): Adopta los estándares internacionales sobre la Debida Diligencia del Cliente (DDC) y la identificación de Actividades y Profesiones No Financieras Designadas (APNFD), categoría en la que se enmarca la actividad de préstamo de dinero.
6. Obligación de Reporte a la UIAF: Si bien AFFARI S.A.S no está obligada a implementar un sistema completo, su actividad es considerada de riesgo y puede estar sujeta a la obligación de reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) conforme a las resoluciones de la UIAF para los sectores APNFD.

SECCIÓN 3: ALCANCE Y RESPONSABLE

3.1. Ámbito de Aplicación

Este manual aplica a todas las operaciones, productos, empleados, directivos y clientes de AFFARI S.A.S. Las medidas de debida diligencia (simplificadas o intensificadas) se aplicarán de manera proporcional al riesgo identificado

3.2. Responsable de Cumplimiento

Dada la estructura simplificada de AFFARI S.A.S, se designa al Gerente General como el Responsable de Cumplimiento.

Funciones del Responsable:

1. Velar por el cumplimiento y actualización de este manual.
2. Implementar y supervisar los procedimientos de Debida Diligencia del Cliente.
3. Analizar y documentar las operaciones inusuales y tomar la decisión de escalarlas a sospechosas.
4. Realizar los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) ante la UIAF a través del portal SIREL, en caso de ser necesario.
5. Servir como interlocutor ante las entidades financieras en materia de LA/FT.
6. Conservar los documentos y soportes de la Debida Diligencia por un término mínimo de cinco (5) años, contados a partir de la finalización de la relación comercial con el cliente.
7. Realizar una capacitación sobre este manual y los riesgos de LA/FT a todos los empleados y directivos, como mínimo una vez al año, dejando constancia escrita de su asistencia

SECCIÓN 4: PROCEDIMIENTOS DE DEBIDA DILIGENCIA SIMPLIFICADA (DDC)

Este es el pilar de la prevención. Ninguna relación comercial podrá iniciarse sin completar los siguientes pasos:

4.1. Identificación y Verificación del Cliente

Paso 1: Diligenciamiento del Formulario de Vinculación. El cliente (potencial deudor) debe diligenciar y firmar el formulario que incluye: datos de identificación, información de contacto, actividad económica, e información sobre el origen y destino de los fondos solicitados y con los que pagará la obligación, además incluye pregunta explícita donde el cliente declara que si es, o tiene vínculos familiares o de sociedad con, una Persona Expuesta Políticamente (PEP) nacional o extranjera

Paso 2: Soportes Documentales.

  Si el cliente es Persona Natural No comerciante o Empleado:

• Fotocopia legible de la Cédula de Ciudadanía.
• Soportes de ingresos (Carta laboral, extractos bancarios, declaración de renta, etc.).
• RUT (si aplica).

  Si el cliente es Persona Natural Comerciante:

• Fotocopia legible de la Cédula de Ciudadanía.
• Registro Único Tributario (RUT).
• Certificado de Matrícula Mercantil (expedido por la Cámara de Comercio)
• Soportes de ingresos (Declaraciones, extractos, etc.).

  Si el cliente es Persona Jurídica (Ej. otra SAS, Ltda.):

• Certificado de Existencia y Representación Legal (expedido por la Cámara de Comercio.
• Registro Único Tributario (RUT) actualizado.
• Fotocopia de la Cédula del Representante Legal.
• Declaración de Beneficiarios Finales o Un documento firmado por el Representante Legal donde se indique la estructura de propiedad y se listen los nombres y números de cédula de todas las personas naturales que posean, directa o indirectamente, el 5% o más del capital o derechos de voto, o que de otra forma ejerzan control (dependiendo del tipo de persona jurídica)

Paso 3: Verificación de Antecedentes en Fuentes Públicas (Gratuitas). El responsable de Cumplimiento DEBE realizar y adjuntar (pantallazo o PDF) a la carpeta del cliente la consulta de:

1. Policía Nacional de Colombia: Consulta de Antecedentes Judiciales.
2. Procuraduría General de la Nación: Certificado de Antecedentes Disciplinarios
3. Contraloría General de la República: Certificado de Antecedentes Fiscales.
4. Policía Nacional – RNMC: Consulta del Registro Nacional de Medidas Correctivas (para validar comportamientos).
5. Listas Internacionales Vinculantes: Consulta de las listas del Consejo de Seguridad de la ONU (listas de terroristas y financistas de proliferación de armas).
6. Listas Restrictivas: Consulta de la lista de la OFAC (Lista Clinton).

Nota: La aparición de antecedentes relevantes por delitos fuente de LA/FT (narcotráfico, extorsión, corrupción, etc.) o anotaciones fiscales graves será causal de rechazo inmediato.

La verificación de antecedentes debe realizarse no solo al cliente y al representante legal, sino también a los Beneficiarios Finales identificados

Paso 4: Verificación de Centrales de Riesgo. Previa autorización expresa y firmada por el cliente, se consultará su historial crediticio (Datacrédito, TransUnion).

Paso 5: Verificación de Garantías (Según aplique).

• Bienes Inmuebles: Consulta del Certificado de Tradición y Libertad ante la Superintendencia de Notariado y Registro (para validar propiedad real, embargos y anotaciones).
• Vehículos: Consulta de la tradición y estado en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT).

4.2. Monitoreo y Señales de Alerta

Se prestará especial atención a las siguientes -Señales de Alerta-:

• Negativa a suministrar la información o documentos solicitados.
• Suministro de información inconsistente, falsa o que no puede ser verificada.
• Clientes que intentan realizar pagos de créditos (especialmente abonos grandes) en efectivo.
• Clientes que pagan una deuda de forma inusualmente rápida sin una justificación económica clara (ej. ganancia de lotería, herencia).
• Operaciones que no guardan relación con la actividad económica declarada por el cliente.
• Clientes que aparecen con anotaciones en las consultas de antecedentes (Paso 3).
• Clientes que, siendo nacionales, declaran tener su fuente principal de ingresos, negocios, o residencia en jurisdicciones extranjeras (operaciones transfronterizas).

4.3. Control y Reporte (ROS)

1. Operación Inusual: Detectada una Señal de Alerta, el responsable la analizará. Si la operación se justifica (ej. el cliente soporta documentalmente un ingreso extra), se dejará una anotación documentada y se continuará.
2. Operación Sospechosa: Si la operación no se justifica razonablemente y persiste la sospecha de estar vinculada a LA/FT, AFFARI S.A.S. procederá a:
   • Rechazar la operación o terminar la relación comercial (si es legalmente viable).
   • Reportar la operación como Sospechosa (ROS) ante la UIAF, a través del portal SIREL.
   • En cumplimiento de la Ley 526 de 1999, este reporte es reservado y no generará responsabilidad para AFFARI S.A.S ni para el responsable. Bajo ninguna circunstancia se informará al cliente sobre dicho reporte.

4.4. Debida Diligencia Intensificada a PEP

Si se identifica a un cliente o beneficiario final como PEP, se debe aplicar una debida diligencia intensificada, esto implica, como mínimo:

1. Obtener la aprobación del Gerente General para iniciar o continuar la relación comercial.
2. Realizar un monitoreo más frecuente de sus operaciones

4.5. Debida diligencia ampliada para clientes con vínculos en el exterior

4.5.1. Identificación: Cuando, durante la vinculación (Sección 4.1), se identifique que un cliente (persona natural o jurídica) tiene su residencia fiscal, centro de operaciones comerciales, o fuente principal de ingresos en una jurisdicción extranjera (ej., Ecuador, EE.UU., etc.), se activará una debida diligencia ampliada.

4.5.2. Procedimiento de Verificación: Además de los requisitos de la Sección 4.1, el responsable de Cumplimiento deberá, en la medida de lo razonable y proporcional al riesgo:

1. Solicitar Documentos Homólogos: Requerir al cliente los documentos legales equivalentes o equiparables del país de origen que soporten su actividad económica y el origen de sus fondos.
   • Ejemplos:
     • El documento de identificación fiscal (ej. RUC en Ecuador y Perú, ITIN/EIN en EE. UU…).
     • El certificado de registro mercantil de su negocio o compañía en dicho país (ej. Certificado de la Superintendencia de Compañías de Ecuador).
     • Declaraciones de impuestos del país de residencia fiscal.
2. Validación de Documentos: El responsable de Cumplimiento debe realizar una validación de dichos documentos (ej., verificar la autenticidad del RUC en el portal del SRI de Ecuador). Si los documentos están en un idioma diferente al español, se podrá requerir una traducción.
3. Consulta en Fuentes Extranjeras: Previa autorización expresa del cliente (que cumpla con las leyes de Habeas Data de ese país y de Colombia), AFFARI S.A.S. procurará consultar las centrales de riesgo o burós de crédito de dicha jurisdicción (ej. Equifax o TransUnion en Ecuador).

4.5.3. Análisis de Riesgo: La imposibilidad de verificar la legalidad de los negocios o el origen de los fondos en el exterior, o la negativa del cliente a proveer esta información, será considerada una Señal de Alerta de alto riesgo y deberá ser analizada por el responsable de Cumplimiento para decidir la viabilidad de la vinculación o la continuidad de la misma.

SECCIÓN 5: APROBACIÓN Y VIGENCIA

Este manual es aprobado por la Dirección General de AFFARI S.A.S. el 14 de enero de 2025 y rige a partir de la fecha. Será revisado anualmente o cuando ocurran cambios normativos relevantes.